Hvad er digitalisering?
Digitalisering betyder helt konkret, at noget går fra at være analogt til at være digitalt.
Digitalisering handler om at gøre processer, arbejdsgange og workflows mere effektive ved at gøre dem mere digitale. Det sparer tid, penge og/eller ressourcer.
Det kan være mange forskellige slags processer afhængigt af den enkelte virksomhed og situation.
Eksempler på digitalisering
At gå fra at sende et fysisk brev til at sende en e-mail er en digitaliseringsproces – netop fordi brevet sendes digitalt i stedet for analogt. Det er selvfølgelig et eksempel sat på spidsen.
Men det er et eksempel på, at digitale processer kan være hurtigere og billigere end analoge.
Digitalisering er for alle
Alle virksomheder vil have gavn af at optimere deres arbejdsgange og processer. Det vil både kunne frigive tid og ressourcer.
Det kræver bare, at man giver virksomheden et eftersyn med henblik på at undersøge, hvordan tingene kan gøres mere digitale. Eller ved at optimere de eksisterende digitale processer.
Måske kan du genkende nogle af følgende scenarier?
- I taster manuelt alle produkter og ordreinformationer ind i et Excel-ark og retter til hver gang, der er solgt et produkt.
- I taster de samme informationer ind flere forskellige steder. Det betyder også, at der er flere, måske endda mange, forskellige systemer at opdatere, når der er ændringer.
- I bruger lang tid på manuelle processer såsom at klippe-klistre data, og det er både tungt og tidskrævende.
- I printer kontrakter og lignende papirarbejde ud for at underskrive og opbevare det.
Lyder noget af det bekendt? Så har I helt sikkert digitaliseringspotentiale i jeres virksomhed! Og det kan I selvfølgelig også sagtens have, selvom eksemplerne ikke passer nøjagtigt på jer.
Det konkrete digitaliseringspotentiale og den konkrete digitaliseringsproces kommer an på virksomhedens udgangspunkt. Og der er processer i alle virksomheder, der kan optimeres.
Digitalisering og integration
Digitalisering kan indebære integrationer af forskellige systemer, så de spiller bedre sammen og overfører og synkroniserer data i jeres virksomhed.
Det er ideelt, hvis I har separate systemer til forskellige dele af virksomheden – fx et lagersystem, et økonomisystem, et system til jeres webshop osv.
Digitaliseringsprocesser kan indebære integrationer.
Det bliver lettere og mere brugervenligt at styre systemerne fra et sted i stedet for at skulle navigere i flere forskellige systemer. Og man slipper for at taste den samme data ind i flere systemer.
Som udviklingsbureau er det især en af de slags digitaliseringsopgaver, som vi ofte oplever har stor værdi for virksomheder.
Digitaliseringsprocessen
Processen bør altid starte med en dialog mellem virksomhed og udviklere. Virksomheden kan her komme med ønsker og tanker til slutresultatet.
Udviklerne vil oftest lave en behovsanalyse og vurdering af virksomhedens tekniske status quo med henblik på at vurdere mulige digitaliseringspotentialer, som giver mening for virksomheden.
Det er alt sammen vigtige elementer for udviklerne at have i baghovedet, når de laver deres estimat af mulige forbedringer.
Dialog og behovsanalyse hjælper med at finde din virksomheds digitale potentiale.
Udviklerne kan fortælle om de realistiske muligheder for virksomheden. Det kan være svært at forestille sig, hvordan tingene kan blive bedre, lettere og mere effektive, hvis man ikke har den tekniske knowhow som fundament.
Der vil som regel være mange ting, man kan forbedre og ændre. Derfor er det bedst at prioritere de ting, der kan give den bedste og største forskel og forandring for virksomheden af hensyn til tid og ressourcer.
Det gøres ved at lægge en realistisk og prioriteret strategi og plan for digitaliseringen. Og så kan der altid bygges mere på hen ad vejen. Det varierer derfor meget fra projekt til projekt, hvor længe processen tager.
Starten på digitalisering
En digitaliseringsproces vil altid tage afsæt i at overveje hvilke teknologier og systemer, der er nødvendige og mest hensigtsmæssige for at opnå den forandring, virksomheden ønsker.
Her ser man blandt andet på den indledende behovsanalyse, så man sikrer sig, at det hele er i tråd med virksomhedens ånd og behov.
Hvis du er nysgerrig på at læse mere om nogle af de mere gængse teknologier, frameworks og kodesprog, kan du læse mere på vores hjemmeside.
Er der overhovedet ulemper?
Det kan være svært at finde nogle egentlige ulemper ved digitalisering. Men som ved andre nye vaner kræver det selvfølgelig energi, ressourcer og tilvænning at lave systemændringer for en virksomhed.
Oftest vil tilvænningsfasen dog ikke være slem, fordi ændringerne netop er lavet med øje for at gøre processer nemmere. Så selvom det er forandring, er det den intuitive og brugervenlige af slagsen.
Der kan virkelig være ressourcer at spare ved at gøre processer mere digitale, systematiserede og mindre manuelle. Det gør det også sværere at lave fejl, fordi systemet eller systemerne holder styr på indtastning af bestemte værdier, varestatus eller lignende.
Det vil mange virksomheder i forskellige brancher kunne drage nytte af. For hvem vil ikke gerne have processer, der tager kortere tid og er nemmere at udføre?
Skal vi hjælpe dig videre?
Hos Efiware har vi stor erfaring med digitalisering inden for forskellige brancher og med forskelligt fokus. Hvis du er nysgerrig, kan jeg anbefale at kigge nærmere på nogle af vores tidligere cases.
Læs fx om TolkePlan, som vi har bygget et skræddersyet administrationssystem til. Eller se hvordan vi opdaterede AMKs intranet ved at opgradere deres gamle system.
Vi står altid klar til at hjælpe dig videre på din digitaliseringsrejse. Book et gratis sparringsmøde, ring eller skriv en mail – så finder vi ud af noget.
